Trainingen geven en vergaderen vanuit huis: Tips over Zoom

Vorige week moest ik onder ogen zien dat het best wel eens kan zijn dat ik besmet ben met het coronavirus. Ik heb na de voorjaarsvakantie een training gegeven aan Brabantse en Limburgse wetenschappers die net vakantie of carnaval achter de rug hadden. In de twee weken die volgden lag ik twee keer plat met een stevige griep. De datum waarop ik mijn volgende training moest geven kwam steeds dichterbij. Ik krabbelde weer voldoende op, maar het risico dat ik anderen eventueel zou kunnen besmetten, wilde ik niet nemen. Dus verplaatste ik mijn training naar online en verdiepte ik mij in Zoom. 

Door het corona-virus verplaatsen veel activiteiten van offline naar online. Zoom wordt gezien als een van de handigste tools om je vergaderingen, lessen en trainingen online te organiseren. Het is erg simpel in gebruik, maar soms moet je even over de drempel worden geholpen met wat tips. Na mijn eerste training via Zoom bedacht ik een gratis Zoomsessie te organiseren. Zou ik daar anderen misschien mee kunnen helpen? Ik vond Clara Overes en Rutger van Dalen als ervaringsdeskundigen bereid om vragen van deelnemers te beantwoorden. Dezelfde avond kondigde ik de online sessie over het gebruik van Zoom aan en de volgende dag om 14 uur zat de sessie zo vol dat ik er als host niet meer in kon. En dat is direct de eerste tip (en daarna volgen ook de andere tips die ik van meerdere mensen heb mogen ontvangen).


Tip 1: Sluit jezelf niet buiten

Als je een meeting aanmaakt, kun je verschillende opties aan- en uitvinken. Hieronder kun je zien dat ik aan had gevinkt dat deelnemers ook zonder mij al konden deelnemen.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Ik heb een Pro-account van Zoom (vaak voldoende volgens Carla) en daar zit een maximum van 100 deelnemers in. Eerlijk gezegd was ik een beetje overdonderd dat er zoveel mensen mijn initiatief om samen met Clara en Rutger Zoomvragen te beantwoorden, hadden gevonden. Direct een goede les: is de sessie openbaar en weet je niet precies hoeveel mensen gaan deelnemen? Vink de optie ‘Enable join before host’ dan uit als je de meeting aanmaakt. Het aanmaken van een meeting is heel simpel. < uitleg >


Tip 2: Heb oog voor je omgeving

Voordat je jouw online training, vergadering of andere bijeenkomst start, is het verstandig om te kijken wat anderen zien als jij in beeld komt. Heb je een onrustige achtergrond? Kan de interesse van de deelnemers afgeleid worden door iets wat er achter jou hangt of staat? Ik zet mijn banners van VIDM.nl achter mij, om de aandacht niet naar mijn huiselijke omgeving te laten gaan. Kijk ook naar het licht. Daglicht van voren of licht van boven is vaak het prettigste.

Door mijn laptop op een verhoging te zetten, komen mijn ogen op ooghoogte. Je ogen op 1/3 van boven in beeld, komt het rustigste over.


Tip 3: Houd de aandacht vast

Marco Pesch legt in zijn artikel uit hoe je aandacht vasthoudt in een virtuele omgeving. Een van zijn tips: draag een broek. Lees in zijn artikel wat hij daarmee bedoelt en leer direct van zijn andere tips hoe je de aandacht vast kunt houden. 


Tip 4: Zorg voor structuur

Net als bij een offline training, les of bijeenkomst is het belangrijk om een programma te maken. Waar begin je mee, wat ga je behandelen en hoe ga je eindigen? Zorg voor een duidelijke kop en een staart en zorg dat de deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.


Tip 5: Geluid mag niet storend zijn

Niet iedereen zal thuis zijn in het deelnemen aan een Zoombijeenkomst. Als je honderd deelnemers hebt en ze hebben allemaal hun microfoon aan staan, dan zorgen alle kleine achtergrondgeluiden bij elkaar voor een redelijk krakerig orkest waar niet overheen te praten is. Bij het aanmaken van je meeting kun je aanvinken dat alle microfoons van de deelnemers bij binnenkomst uitstaan. Daarnaast is het goed om in je introductie een paar afspraken te benoemen. Bijvoorbeeld dat iedereen die niet aan het woord is zijn of haar microfoon uitzet (mute). Het scheelt ook bandbreedte als er minder microfoons aan staan, wat de verbinding ten goede komt bij een grote groep deelnemers. Zeker als er ook mensen in het buitenland zitten. Sommige mensen vinden het prettig om met oortjes te werken. Dat is echt persoonlijk en een kwestie van uitproberen. Ik gebruik gewoon het geluid van mijn laptop. 


Tip 6: Maak afspraken over het stellen van vragen

Het is belangrijk dat er een duidelijke host aanwezig is die regie houdt. Er is een chatfunctie aanwezig tijdens de meeting. Bij veel deelnemers is het handig om af te spreken dat de deelnemers vragen in de chat plaatsen. Dan kun je als host zelf een moment kiezen om de vragen te beantwoorden. Ik had de luxe tijdens de sessie over Zoomtips dat Clara en Rutger elkaar konden afwisselen met het lezen van vragen in de chat. Daardoor kon ik mijn concentratie bij de structuur houden en de inhoud bij Clara en Rutger laten. Als je leerkracht bent en je moet online lessen gaan geven, dan kan het handig zijn om iemand naast je te hebben die eventuele vragen van leerlingen uit de chat bij je neerlegt. Zodat je niet al over de stof gevlogen bent zonder de vragen te beantwoorden.


Tip 7: Houd de tijd in de gaten

De training die ik maandag online gaf (dus niet de sessie met 100 deelnemers, maar mijn eerste training via Zoom), was een uur korter dan ‘normaal’. Ik ben van drie uur naar twee uur gegaan, omdat de concentratie met een scherm ertussen meer van de deelnemers en jou als host vraagt. Ik kreeg als Zoomtip om na een half uur pauze te houden, zodat iedereen even zijn/haar ogen rust kon geven en even wat te drinken kon gaan halen. De zoomsessie met 100 deelnemers duurde in totaal een uur. Ik heb toen geen pauze gehouden. Deel gerust onder dit artikel hoe jij hier als host mee omgaat of wat jij als deelnemer prettig vindt.


Tip 8: Delen van je scherm of documenten

Het delen van je scherm of items op je laptop is een eitje met Zoom. Of het nou gaat om een powerpoint presentatie, een document, een foto of uitleg over een website. Wat vooral belangrijk is, is je voorbereiding. Zorg dat je alles van te voren klaar hebt staan, zodat je tijdens je bijeenkomst niet eerst hoeft te zoeken voordat je iets kunt delen. < uitleg >


Tip 9: Eventjes in een aparte kamer

Als je in een grote zaal zit en twee mensen willen even samen gaan zitten om samen te werken dan kunnen ze een aparte ruimte in gaan. Bij Zoom kan dat ook. Dat heet een Breakout room. Je kunt ook weer terugkomen in de grote ruimte. Als host kun je in die ruimte kijken. < uitleg >


Tip 10: Hoe nodig je mensen uit

Geen bijeenkomst zonder deelnemers. Zodra je een meeting hebt aangemaakt krijg je onderstaand scherm te zien.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Bij een gratis openbare meeting kun je gewoon de link delen in je nieuwsbrief, post of op een andere online openbare plek. Als je mensen voor hun deelname laat betalen, kun je de link na betaling in de bevestigingsmail zetten. Je kunt bij het aanmaken van je meeting ook een wachtwoord genereren. En dat alleen de mensen met het wachtwoord deel kunnen nemen. < uitleg >


Verdere tips die jullie deelden:

De belangstelling voor de bijeenkomst en de vele berichten van mensen die teleurgesteld waren dat ze niet meer in de meeting kwamen door het maximum bereikte deelnemers maakt wel duidelijk hoe groot de vraag naar duidelijkheid is. In een tijd waar zoveel onzeker is, kunnen we elkaar in ieder geval op weg helpen door onze ervaringen en kennis te delen.

Ik bedoel hiermee niet dat alles maar gratis moet. Maar dat wat je weg kunt geven zonder failliet te gaan en waarmee je anderen kunt steunen, kan een uitgestoken hand zijn waardoor iemand weer voldoende vertrouwen krijgt om in kansen en mogelijkheden te gaan denken. Of het nou om trainers, leerkrachten, zzp-ers of mensen in loondienst gaat.

Laten we lief zijn voor elkaar. Waar velen in cruciale sectoren de benen onder hun lijf lopen en risico’s nemen om er voor anderen te zijn, kunnen wij op de achtergrond elkaar steunen door kennis en tips te delen.

Heb je aanvullingen op bovenstaande tips? Ik hoop dat je het hieronder met anderen wilt delen. 

Dit bericht is geplaatst in Uncategorized met de tags. Bookmark deze directe link.

5 Responses to Trainingen geven en vergaderen vanuit huis: Tips over Zoom

  1. d'Raadgever schrijft:

    Kun je Zoomtrainingen ook opnemen en later bv op je youtubekanaal delen

  2. janneke schrijft:

    Je kunt Zoom inderdaad opnemen. Ik zou dan wel toestemming vragen aan de mensen die in beeld komen. Op https://www.linkedin.com/pulse/trainingen-geven-en-vergaderen-vanuit-huis-tips-over-van-heugten-/ vul ik de tips die ik van anderen krijg steeds aan.

  3. Like!! Really appreciate you sharing this blog post.Really thank you! Keep writing.

  4. I learn something new and challenging on blogs I stumbleupon everyday.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *